（一）治國安邦的“左右手”。要治國，要安邦，須臾不可缺少機關公文。正如三國魏文帝曹丕在《典論·論文》中所說，“蓋文章，經國之大業(yè)，不朽之盛世。年壽有時而盡，榮樂止乎其身，二者必至之常期，未若文章之無窮”。鄧小平同志曾說，“拿筆桿子是實行領導的主要方法，領導同志要學會拿筆桿子，不懂得用筆桿子，這個領導本身就是很有缺陷的”。可見公文在治國理政中、在行政運行中的重要作用。

（二）規(guī)范行為的“指揮棒”。有領導機關制發(fā)的命令、決定、通知、批復等，雖然不屬于嚴格的法規(guī)性公文，但都要求下級機關和有關人員認真執(zhí)行，具有一定的強制性和行政約束力。如《中共中央關于改進作風，密切聯(lián)系群眾的“八項規(guī)定”》等，這些黨紀規(guī)章都是規(guī)范黨員領導干部從政行為的“指揮棒”。

（三）溝通聯(lián)系的“傳送帶”。公文是上下縱向和左右橫向的紐帶。只有發(fā)揮有效的溝通聯(lián)系作用，國家黨政機關才能正常的、良好的運轉和發(fā)展。可見，公文的聯(lián)系溝通作用是至關重要的。具體講，下行文，上情下達；上行文，下情上達；平行文，左右通達。

（四）宣傳教育的“明白紙”。古人說得好，“鼓天下之動者，存于辭”。如鄧小平同志在十一屆三中全會這個中國改革開放的重要會議上，為把全國人民的思想從“政治為綱”、“大鍋飯”轉變到“以經濟發(fā)展為中心”、“社會主義市場經濟”上來，在會議上就作了題為《解放思想，實事求是，團結一切向前看》的重要講話，起到了很好的宣傳教育、凝聚人心的作用。

（五）存史資政的“無價寶”。機關公文歸檔以后，就成為寶貴的歷史資料。為什么我們中華民族五千多年歷史文化延續(xù)的這么好，我們能熟悉許多歷史史實、典故、細節(jié)，就是因為各朝各代對文字記錄的重視，對公文資料的傳承，很多就來源于我們對古代公文、文史資料的整理、匯總。包括我們現(xiàn)在的檔案資料，在年份內甚至還具有公共效力，年限外就是重要的歷史文獻檔案，熟話說得好，“今天的新聞就是明天的歷史，今天的公文就是明天的檔案”。

三、機關公文的主要特點

在公文的使用過程中，我們注意到公文具有以下六個特點。

（一）內容的公務性。公文是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位等，為了上情下達、下情上達、左右溝通和解決一個個具體問題或實現(xiàn)某一項具體目標而創(chuàng)制的，同其他可以“言志”、抒情、詠物的文體比較，具有具體的公務性內容是公文的一個重要特點。

（二）知行的合一性。公文的內容當中，既有理論的，比如指導思想、理論基礎；又有實踐的，比如工作措施、階段、方法等，知與行是緊密地結合在一起的，這也就是說起草公文一定要注意公文的理論性和實踐操作性是缺一不可的。

（三）作者的法定性。公文作者的法定性是指公文的作者必須是依法成立，并能以自己的名義行使權力和擔負義務的機關、單位、團體及法人代表。如十八屆四中全會通過的《中共中央關于推進依法治國若干重大問題的決定》這個文件，其作者只能是中共中央，其他非法定作者無權制作和發(fā)布；我們印發(fā)的公文，其落款也是機關單位的名稱，并加蓋公章。

（四）創(chuàng)制的時效性。一般地說，關于宏觀的綱領性、戰(zhàn)略性的公文或法規(guī)規(guī)章性公文時效性比較長，處理具體公務的微觀性的公文則時效性比較短。如決議、決定、意見等公文的時效性長一些，通知、通報、報告等公文的時效性短一些。

（五）體式的規(guī)范性。公文的體式，也就是我們在公文使用過程中最主要掌握的內容，主要包括4個方面：一是文種的規(guī)范。二是公文格式的規(guī)范。三是行文規(guī)則的規(guī)范。四是公文辦理的規(guī)范。這些事項要求都是公文體式規(guī)范性特點的具體體現(xiàn)。具體要求見《黨政機關公文處理工作條例》。

（六）語言的莊重性。語言的莊重性的表現(xiàn)，可概括為如下3個方面：一是準確。二是規(guī)范。三是簡明。另一個重要的要素是起草公文語言不能使用口頭語言，必須轉化為書面語言。比如中共××委辦公室再給縣委主要領導整理一些即興講話時，就需要把領導的一些口頭性表述轉化為書面性表述后，再以《洛辦通報》形式予以印發(fā)。

四、幾種常用公文的寫作規(guī)范

我們國家法定文種15種，作為縣一級各部門而言，常用公文就那么5、6種，熟悉這些文種的寫作、使用規(guī)范，在我們工作中是十分有幫助的。

（一）通知

通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。按內容就有“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。

通知作為一種下行文，它一般有3個要點需要特別注意：一是通知標題有“三要素”，即發(fā)文機關、事由、文種，使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關簡單地使用“通知”作標題，這是不確切的，應盡量避免，更不應提倡。二是被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當?shù)?。作為下行文，其主送機關可以為多個。三是如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。

（二）通報

通報是用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。其作用在于溝通消息，互通情報；或學習他地、他人的經驗，見賢思齊，推動工作；或記取他地、他人的教訓，引以為戒，警示教育（比如《洛辦通報》，有經驗性、學習性內容，也有領導重要講話；《督查通報》，通報結果、警示教育）。

撰寫此類公文時，要放眼全局，拿準所通報內容的普遍意義。要事實準確，把時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對其原因、影響、經驗、教訓進行科學地總結，使人得到教益。同樣，作為下行文，發(fā)文機關可以是多個。

（三）請示

請示是用于向上級機關請求指示、批準的重要公文。比如鎮(zhèn)（辦）修路需要向縣委、縣政府請示；去年召開的班子專題民主生活會之前需要向路線辦請示、組織生活會之前需要向上級黨委請示等；

請示在起草成文上，要一文一事；作為上行文，其主送機關只能是一個；理由還要充分，堅決不能越級請示，熟話說，“文件怕橫傳，辦事怕越級”；請示正文最后一句話一般為“妥否，請批示”。

（四）報告

報告是一種常用的上行公文。適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問，是一種使用范圍很廣的公文。為了陳述清楚，報告的擬寫方式一般可分為四個部分：一情況；二經驗、三問題、四今后意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報告，也可分為四個部分：一情況、二原因、三責任、四處理情況和意見。

報告、匯報、總結三者的區(qū)別：

1.報告是法定公文文種，匯報和總結是非法定公文文種；

2.報告適用于工作需正式以文件印發(fā)進行上報的情況，匯報和總結則用于非正式場合下用以說明情況的文字材料；

3.報告和匯報內容都有四部分組成，總結則著重于基本情況和經驗，問題和今后打算（意見）可略寫甚至不寫。

（五）函